Alegerea unui spațiu pentru birou este una dintre cele mai importante decizii pe care o afacere o poate lua. Cu siguranță că fiecare dintre noi am observat – angajați și angajatori deopotrivă – tendința de reîntoarcere la spațiile de lucru fizice pe care tot mai multe companii o adoptă.
Acest proces implică multe aspecte critice și trebuie să fie tratat cu atenție și planificare meticuloasă. În România, piața imobiliară pentru birouri oferă o gamă diversificată de opțiuni, fiind într-o continuă expansiune și dezvoltare, creându-se adevărate cartiere de business. Însă, pentru a lua cea mai bună decizie, trebuie să aveți în vedere anumiți factori cheie.
În acest articol vă vom ghida printr-o listă de sfaturi și bune practici pentru alegerea corectă unui spațiu de birou adecvat, luând în considerare o serie de aspecte relevante pentru orice tip de afacere.
Analizați nevoile actuale și viitoare ale afacerii
Primul pas esențial în alegerea unui spațiu de birou potrivit este să evaluați cu atenție nevoile actuale și viitoare ale afacerii dvs. Luați în considerare numărul actual de angajați și analizați planurile de extindere a personalului în viitorul apropiat. În plus, stabiliți obiectivele de creștere ale afacerii și gândiți-vă la modul în care spațiul pentru birouri ar trebui să se adapteze nevoilor viitoare.
Definiți bugetul disponibil
Bugetul joacă un rol crucial în procesul de selecție a unui spațiu de birou. Calculați cu atenție cât sunteți dispus să investiți în chiria lunară, taxele de întreținere și alte costuri asociate cu spațiul de birouri. Este important să nu depășiți bugetul alocat, deoarece acest lucru ar putea afecta finanțele generale ale afacerii dvs.
Asigurați-vă că spațiul dispune de tehnologia potrivită
În era tehnologiei, un birou modern și funcțional trebuie să fie echipat cu infrastructura corespunzătoare. Asigurați-vă că spațiul de birou pe care îl alegeți oferă acces la internet de înaltă viteză, prize electrice suficiente și o infrastructură de rețea solidă. Aceste aspecte sunt cruciale pentru a susține eficiența activităților desfășurate în cadrul afacerii dvs.
Aspectele ce privesc echipamentele necesare, precum piesele de mobilier, calculatoare, imprimante, produse de birotică și papetărie etc. vor reveni cel mai probabil în responsabilitatea companiei, deoarece de cele mai multe ori proprietarii de spații de birouri nu pun la dispoziție aceste lucruri.
Evaluarea infrastructurii zonei
Infrastructura zonei în care se află spațiul de birouri este, de asemenea, un factor esențial în luarea deciziei. Verificați accesibilitatea la mijloacele de transport în comun, parcare, facilitățile de luat masa, magazine, bănci și alte servicii esențiale, precum apropierea față de un spital sau planificarea străzilor, în eventualitatea unui eveniment ce necesită accesul rapid și eficient al autorităților. O infrastructură solidă va facilita atât activitățile interne ale companiei, cât și accesul clienților și partenerilor.
Alegerea locației potrivite
Locația spațiului de birou poate influența semnificativ performanța afacerii dvs. De exemplu, un birou situat în centrul unui oraș major va oferi acces la clienți importanți și va spori vizibilitatea brandului. Alegeți o locație care să fie în concordanță cu imaginea și nevoile afacerii dvs. și nu ignorați aspectul estetic al clădirii și al spațiului de birouri. În definitiv, clienții, colaboratorii și chiar angajații vor folosi pentru prima dată ca reper acest aspect.
Un aspect extrem de important în alegerea locației privește angajații. Traseul acestora de acasă până la birou și vice-versa trebuie să nu fie anevoios, să implice pierderea multor ore în trafic sau să impună pericole (precum zonele mărginașe sau traseele prost luminate). O alegere bună este întotdeauna selectarea unei zone centrale, care dispune de o infrastructură eficientă, asigurată de mai multe modalități de transport, de la transportul în comun (prin autobuze, troleibuze, tramvaie sau metrou), la locuri de parcare suficiente sau piste de biciclete.
Planificarea pentru situații de urgență
Siguranța angajaților și a activităților afacerii trebuie să fie o prioritate. Asigurați-vă că spațiul de birou are planuri adecvate pentru situații de urgență, cum ar fi incendii, cutremure sau alte situații de criză. Verificați dacă există echipamente de siguranță adecvate și că există un plan de evacuare bine pus la punct.
Totodată, indiferent dacă vorbim despre închirierea sau achiziția unor spații de birouri, verificarea în amănunt a clădirii trebuie să fie o prioritate. Asigurați-vă că pentru clădire au fost eliberate toate avizele impuse de reglementările legale, chiar și cele de urbanism și construcție și că spațiul beneficiază de aviz de funcționare valid, în concordanță cu standardele locale sau naționale.
Posibilitatea de reamenajare
Flexibilitatea este importantă atunci când alegeți un spațiu de birou. Gândiți-vă la posibilitatea de a reamenaja interiorul în funcție de nevoile în continuă schimbare ale afacerii. Un spațiu modular și versatil vă va permite să vă adaptați mai ușor în cazul în care apare oportunitatea de extindere sau dacă trebuie să faceți schimbări în modul de lucru.
Alegerea unui spațiu de birou este o decizie importantă pentru orice afacere. Pentru a lua cea mai bună decizie, trebuie să puneți pe primul plan analiza nevoilor afacerii dvs. și să stabiliți un buget adecvat, care să reflecte cifra de afaceri, specificul și anvergura acesteia.
Aspectul legat de închiriere vs. achiziție este de asemenea unul care trebuie pus în balans. Având în vedere că pandemia ne-a învățat că în situații de criză, nu există certitudini nici pentru mediul de afaceri, cea mai înțeleaptă decizie ar fi închirierea. Acest lucru vă oferă de asemenea libertate în cazul unei relocări, în cazul în care compania se extinde sau se micșorează, cât și o plajă mai largă de opțiuni.
Nu în ultimul rând, asigurați-vă că vă documentați în legătură cu normativul privind spațiile cu destinația de birou sau pentru activități colective și că înțelegeți clar cadrul legal din domeniul spațiilor de birouri. Aspectele ce țin de legislativ pot fi anevoioase și greu de înțeles, motiv pentru care ar trebui să cereți sfatul unui avocat în acest sens, care vă poate îndruma cu sfaturi raportate la nevoile dvs. și ale afacerii.[:]